BTS AG - Ressources humaines Chapitre 3 - Organiser et suivre les dossiers du personnel

Cours de Ressources Humaines de BTS AG à télécharger gratuitement : Chapitre 3 - Organiser et suivre les dossiers du personnel

La fonction Ressources Humaines implique l’utilisation de nombreuses données que l’on peut qualifier de sensibles puisqu’elles touchent l’individu en tant que personne et pas seulement le collaborateur, ou le salarié. Des règles éthiques et juridiques s’appliquent à la gestion de ces données dans un système de plus en plus automatisé. Afin de s’organiser, l’assistant de gestion va devoir accomplir plusieurs tâches préalables pour optimiser la gestion et le suivi des dossiers du personnel.

Plan du document :

• I. Les modalités de classement des documents
• II. Les dossiers du personnel
• A. Le dossier individuel
• B. L'informatisation des ressources humaines
• C. La problématique de la confidentilité des données

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Partie 1 : Les modalités de classement des documents

L’indexation : Ce sont des mots clés qui décrivent le contenu des documents. Ils sont répertoriés dans une base de données.

La cotation : La cote va servir à identifier un document électronique ou matérialisé. Un code est
attribué à chaque document afin de le retrouver facilement. Une base de données spécifique permet de constituer un outil facilement utilisable.

Le classement alphabétique : Le classement se faire simplement en fonction du nom du client, du fournisseur, ou autre.

Le classement thématique : Le classement se fait par thème et sousthème (Exemple : Management, marketing..)

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Partie 2 : Les dossiers du personnel

A. Le dossier individuel

L’employeur doit disposer d’un certain nombre de données pour gérer le personnel et sa carrière professionnelle. Un suivi doit être mis en place sur le recrutement, la rémunération, la formation, l’évolution de ses compétences… L’entreprise doit donc disposer d’un système de stockage et de consultation des données relatives à son personnel. Il peut bien sûr s’agir de dossiers matérialisés pour les documents sur support papier. La dématérialisation à l’aide d’une solution de GED permet de rationaliser le processus de gestion de ces données. Elle devient aujourd’hui accessible aux entreprises.

Voici les informations que l’on peut retrouver dans le dossier individuel du salarié :

- Le recrutement
- La carrière
- La rémunération
- La formation
- La discipline
- La rupture du contrat
- Un dossier médical
 

B. L'informatisation des ressources humaines

Afin de gagner du temps, les NTIC ont permis une amélioration de la performance de la fonction ressources humaines. L’informatisation permet de récolter, stocker et diffuser des informations sur les salariés, leurs carrières. L’informatisation a apporté les avantages suivants :
- gain de productivité avec une information qui se retrouve facilement ;
- amélioration du service rendu avec des logiciels RH performant ;
- amélioration de la qualité des décisions de GRH ;
- partage de la fonction entre la DRH et les cadres dans les services ;
- prévisions de plus grande qualité avec la possibilité d’effectuer des statistiques.

De nombreux progiciels de paie et de gestion des RH sont apparus. Leur niveau de qualité est croissant. Les progiciels concernent la paie, la gestion des emplois, des rémunérations, de la formation et facilitent les déclarations sociales auxquelles sont soumises les entreprises. Elles facilitent le travail des comptables pour l’ensemble des déclarations sociales mais permettent aussi au service RH de gagner du temps sur la gestion des compétences des salariés.

C. La problématique de la confidentilité des données

Les données gérées par les services RH sont particulièrement sensibles. Les collaborateurs de ces services doivent respecter la confidentialité des informations transmises ou collectées (montant des rémunérations individuelles, promotions, licenciements, mesures de sanctions, etc.).
Ce devoir de discrétion professionnelle est essentiel. Les entreprises doivent tout mettre en œuvre pour assurer cette confidentialité qui, en cas de non-respect, peut entraîner des conséquences fâcheuses pour l’organisation dans son ensemble.

La loi « Informatique et libertés » de janvier 1978 précise que tout traitement utilisant des informations nominatives doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Par ailleurs, l’utilisation de ce type de données doit faire l’objet d’une information des comités d’entreprise. La loi d’août 2004 est venue compléter celle de 1978 pour ce qui est de l’usage des TIC en matière de données du personnel.
Il est donc impératif d’être prudent et de respecter les contraintes juridiques lorsqu’il s’agit de manipuler des données sur les ressources humaines.

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