Mémoire de stage dans l'événementiel

Le secteur événementiel repose sur les prestations de nombreux individus et les situation d'emplois auxquelles ils sont confrontés sont qualifiées d'"atypique" car elles sont ponctuelles et temporaires. Les agences d'événementiel, de ce fait, peuvent être associées ou comparées à des agences d'intérim, ce qui en fait un sujet d'étude particulièrement intéressant.

 

 

I - L'agence Agatha

 

 

Créée en février 2011, l'agence AGATHA Groupe AXCESS intervient notamment à Bordeaux, mais aussi à Paris, en Province et propose ainsi un rayonnement national depuis 2004. 

Specialisée dans la mise à disposition de personnel d'accueil et d'animation, l'agence dispose d'un fichier de plus de 3 700 hôtes et hôtesses aux profils variés.

L'agence AGATHA Groupe AXCESS offre à ses clients une prestation globale de gestion de l'accueil, du standard et de l'orientation des visiteurs.

La fiabilité de ses équipes ainsi que le suivi "sur-mesure" apportés à chaque site, lui permet d'offrir une prestation de qualité en parfaite adéquation avec le niveau d'exigence de chacun de ses clients.

 

L'agence assure à ses clients la mise à disposition de professionnels de l'accueil, disponibles et immédiatement opérationnels, dédiés à une mission prioritaire : l'accueil.

Au niveau de l'image, touts les hôtes et hôtesses sont habillés selon une collection complète de tenues et d'accessoires adaptés aux événements ou aux couleurs de l'entreprise et mis gracieusement à disposition. L'agence intervient dans tous types d'événements, du salon au congrès, en passant par des événements de prestiges ou l'accueil en entreprise.

 

Les services d'accueil en entreprise et événementiel étant un secteur porteur depuis quelques années, de plus en plus de prestataires dans l'événementiel ont vu le jour. La concurrence est nombreuse, chaque acteur doit se démarquer afin d'attirer le plus grand nombre de prestataires de qualité. Parmis ces concurrents : Charlestown, Penelope, Sud Hotesses.

 

 

II - Ma mission principale

 

 

A) Présentation et objectifs : le développement du fichier client

 

 

La mission principale de ce stage était de maintenir une fidélisation de la clientèle suite aux changements et au rachat de l'agence. Pour atteindre cet objectifs, il a fallu passer par des missions intérmediaire. La majeure partie du travail était de la prospection, il fallait capter l'attention de nouveaux contacts pour élargir le carnet d'adresse de l'agence et de mettre tous les moyens en oeuvre pour conserver les clients actuels. 

 

De manière à engager l'agence dans un processus de fidélisation, nous nous sommes interessés aux opérations des années précédentes sur 3 villes ou le potentiel de booking d'hôtesses est optimal.

Pour chaque mission de prospection, la démarche était la même.

 

 

B) Un déroulement minutieux et des retombées positives

 

 

1) Le salon Vinexpo

 

 

Chaque année, ce grand rendez-vous international des opérateurs du secteurs des vins et spiritueux représente une part importante du chiffre d'affaire de l'agence. Cependant, pour l'année 2011, l'agence AGATHA ne figurait parmi les partenaires officiels du salon. Ce partenariat représentait beaucoup pour l'agence car tous les participants avaient alors directement accès aux coordonnées de l'agence.

 

Par le biais de ce partenariat privilégié et grâce à un simple clic, les clients qui souhaitaient faire appel aux services d'hôtes/hôtesses professionnels et multilingue n'hésitaient pas à faire des demandes de devis auprès de l'Agence.

 

Il fallait commencer par séparer les participants au salon d'origine étrangère (624 contacts) et ceux d'origine française (987 contacts). Nous nous sommes concentré sur les exposants français car c'est avec eux que la mission de prospection pouvait aller jusqu'au bout, du mailing au relances téléphoniques. 

La prospection a débuté par la recherche des coordonnées des exposants, cependant, beaucoup d'entre eux n'avaient pas de site internet ou avaient des sites mal organisés ou en création. 189 contacts (19,1%) ont été abandonnés.

 

Il fallait ensuite envoyer un mail de prospection comprenant une accroche, un développement et une conclusion, ainsi que, bien sur, le logo et les coordonnées de l'agence. Après avoir récolté les coordonnées des exposants, l'opération de mailing pouvait débuter. Suite à cette étape, on entre dans la phase d'attente, celle des réponses négatives ou positives. Il fallait également procéder à des relances téléphoniques. L'objectif est de les relancer pour savoir si ils ont reçu le mail, s'ils sont intéressés et, dans le cas contraire, d'en connaître les raisons. Au terme de la prospection, seulement deux exposants ont fait appel aux services de l'agence.

 

 

2) L'accueil en entreprise

 

 

Pour commencer, il a fallu dresser une liste des grandes catégories de secteur d'activité, les plus susceptibles de garantir à terme, des contrats à durée indéterminée et ainsi permettre l'accueil des entreprises intéressés. Lors de la prospection, nous avons suivi plusieurs étapes : l'élaboration de la liste des secteurs d'activité, la recherche de coordonnées, l'émission de mailings, la conception du plan d'appel et les relances téléphoniques.

 

Pour mener à bien ces opérations de phoning, il fallait tout d'abord ordonner les idées et rédiger un message type, adressé à la clientèle, en prévoyant des réponses différentes, mais adaptées, selon les réactions de chacun. Nous avons ainsi pu décrocher un contrat à durée indéterminée avec un gérant d'hôtel qui souhaitait avoir recours aux services d'un hôte pour permettre à ses clients de bénéficier d'un accueil de qualité, trois fois par semaine.

 

 

Plan du document