BTS SP3S - Technique de l’info. et de la communication pro Chapitre 6 - Préparer et animer une réunion

Le groupe professionnel a deux fonctions :

• Une fonction de production: il s'agit de réaliser une tâche.
• Une fonction de socialisation (fonction relationnelle), l'entreprise étant un groupe secondaire au sens sociologique.

L‘animateur doit donc permettre la prise d'un décision, l'organisation d'un projet, la planification d'un travail... tout en facilitant la participation de tous et la régulation des échanges.

Plan du cours :

I. Les types de réunion

II. Les participants

1) L'animateur
2) Les autres participants

III. La préparation de la réunion

IV. L'animation de la réunion

1) Le lancement
2) La gestion du temps
3) La circulation de la parole
4) La gestion des conflits

V. Quelques outils

1) Le brainstorming
2) Le QQOQC
3) La carte mentale

                                                                                                                                                                                                                                                            I. Les types de réunion

On peut recenser cinq grands types de réunions :

- La réunion d'information : les participants reçoivent des renseignements. C'est une communication descendante.

Exemple : Le responsable de la direction des personnes âgées du CCAS informe le personnel de la réforme de l'APA et de l'aide au répit des aidants familiaux.

- La réunion de résolution d'un problème: il s'agit d'une démarche visant à trouver une solution parmi des participants directement concernés.

Exemple : Le chef de service du centre socio-culturel cherche à intervenir sur les violences verbales envers les agents d'accueil.

- La réunion d'élaboration et de mise en place d'un projet. C'est la méthodologie du projet qui sera mise en oeuvre.

Exemple : La conseillère ESF d'une antenne de la CAF veut proposer des journées "bien-être et soin de soi" aux mères de famille du quartier.

- La réunion d'échanges. C'est le cas classique de la réunion hebdomadaire d'équipe, où chacun peut échanger sur une difficulté, un questionnement, un problème pratique.

- Le remue-méninges ou brainstorming. Il s'agit d'énoncer le plus d'idées possibles sur un point précis, jusqu'à trouver la meilleure.

Exemple : Le centre socio-culturel cherche un nom pour le pôle adolescents.

                                                                                                                                                                                                                                                                       II. Les participants

1. L'animateur

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2. Les autres participants

En général on assiste à trois types de participants :

• Les badauds, qui viennent sans préparation, sans implication.
• Les spectateurs qui ont lu la convocation, qui peuvent être intéressés mais qui ne s'impliquent pas, attendant d'être guidés par l'animateur.
• Les participants qui ont préparé la réunion, sont prêts à apporter leur contribution.

Parmi tous ces individus ont trouve :

• les silencieux et les bavards,
• ceux qui savent, portent des jugements,
• ceux qui traitent l'information objectivement, clarifient les échanges, prennent du recul pour éviter les conflits,
• les spontanés etcréatifs, qui proposent des idées,
• les réservés, qui suivent avec application les directives,

Si l'on s'appuie sur l'analyse transactionnelle, on trouvera dans une réunion des enfants spontanés ou rebelles, des parents nourissiers (aidants) ou critiques, des adultes. C'est à l'animateur de s'adapter, sans trop entrer dans des jeux de pouvoirs.

                                                                                                                                                                                                       III. La préparation de la réunion

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                                                                                                                                                                                                                      IV. L'animation de la réunion

1. Le lancement

Le lancement de la réunion remplit deux fonctions :

- Humaine puisqu'il s'agit de constituer et souder un groupe, composé d'individus distincts.

- Organisationnelle : l'animateur annonce l'objectif  de la réunion et le rôle de chacun.

Un lancement réussi est :

- Rapide : l’animateur doit rappeler l'ordre du jour, les règles du jeu et l’objectif de la réunion  après s’être présenté.

- Clair : l’animateur doit clarifier avec des mots simples l’objectif et la contribution de chacun.

- Structuré : l’animateur doit annoncer le déroulement précis de la réunion. Il doit également fournir le matériel nécessaire (paper-board, vidéo-projecteur, ordinateur portable...).

2.       La gestion du temps  

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3.       La circulation de la parole

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4.      La gestion des conflits

Lors d'une réunion la méthode ADRAV (Accord, Désaccord, Rien A Voir) est particulièrement indiquée. Cette méthode comporte trois phases :

1. A comme Accord 
   Faire la liste de l’ensemble des points d’accord existant entre les deux parties en conflit. Exemple : "Nous sommes d'accord pour trouver une solution aux actes d'incivilités des usagers, pour définir des réponses simples et peu coûteuses, pour ne valider que les réponses qui conviennent à tous.
2.  D comme Désaccord

Faire la liste des points de désaccord.

Exemple : "Nous sommes en désaccord sur le rôle des agents d'accueil, sur l'installation d'un hygiaphone et sur les heures d'accès au public.

1. R comme Rien à voir
   Faire la liste des points qui n’ont rien à voir avec les deux points précédents. Ce sont des "hors sujets" qui sont souvent sources de conflits.
   Nous pouvons écarter les sujets qui ne répondent pas au problème comme la revalorisation des salaires, ou la réforme des retraites.

4. Afficher sur un tableau, l’ensemble des points d’accord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de l’objet de la querelle permet de faire apparaître soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir. Mettre à l'écrit apaise, recentre, écourte la réunion.

Une bonne réunion doit se clore par un "Qui fait quoi ? Comment ? Pour quand ?

                                                                                                                                                                                                                                                                     V. Quelques outils

1. Le brainstorming

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2. Le QQOQC

Le QQOQC permet de définir et d’analyser précisément les différentes composantes d’un sujet en prenant en compte tous les éléments qui ont une influence sur celui-ci . Il est utilisé pour définir : une situation, un problème à résoudre, un plan d'actions, une procédure...

Il faudra répondre aux questions suivantes :

1. de QUOI s'agit-il ?
2. QUI est concerné ?
3. OU cela se passe-t-il ?
4. QUAND cela se passe-t-il ?
5. COMMENT cela arrive-t-il ?

On pourra ajouter deux questions :

• COMBIEN ?
• POURQUOI ?

3.       La carte mentale

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