RH : la conduite d'un entretien

Un entretien existe pour un but précis. Il ne s’agit pas d’une conversation mais de deux individus engagés dans un système d’influence conscient ou inconscient. L’interviewer et l’interviewé ont tous les deux un pouvoir sur l’autre. La conduite d’un entretien doit se préparer et respecter 6 étapes clés pour être réussi. En respectant ces étapes, le manager peut avoir une vision précise de la situation à un instant T.

En fonction des réponses du salarié, le manager peut utiliser des techniques de communication pour arriver à l’accompagner à débloquer une situation problématique pour lui.

Plan du document :

• I. Conduire un entretien de management
• II. Les attitudes de Porter
• III. Grille d'entretien (modèle SMARTE)

Partie 1 : Conduire un entretien de management

PREPARATION DE L’ENTRETIEN

A partir des objectifs qui ont été fixés au salarié, et en fonction des évènements antérieurs à l’entretien, le manager a défini un objectif de l’entretien spécifique au salarié. Pour cela, il a au préalable identifié et rassemblé toutes les données concernant le salarié et préparer un guide et une grille d’entretien

ACCUEILLIR LE STAGIAIRE

Le manager met en place un climat agréable pour le salarié : Il est accueillant, disponible et met à l’aise le salarié en s’assurant qu’il est réellement disponible pour l’entretien. Le manager maintient un contact visuel avec son interlocuteur. Le manager est attentif au comportement du salarié et peut l’accueillir. Lors de cet entretien et s’il y a lieu, le manager pourra éventuellement faire réfléchir le salarié aux significations de ce comportement.
Si l’entretien est déclenché à la demande du salarié, le manager accueille cette demande. Il est capable de repérer si la demande est authentique, dans ce cas il indique au salarié qu’il est disponible ou non pour l’entretien. Si la demande ne lui parait pas authentique ; il cherche à découvrir les réels besoins du
salarié

POSER LE CADRE DE L’ENTRETIEN 

Le manager établit un contrat de communication avec le salarié (le cadre). Il présente ce qui a motivé l’entretien (de façon implicite ou explicite), il précise l’objectif poursuivi en expliquant le déroulement de l’entretien et donne la durée de l’entretien. Le manager négocie avec le salarié les éléments de
confidentialité. Le manager tient compte des réactions du salarié et peut éventuellement renégocier le contrat de communication. En cours d’entretien et selon les réactions du salarié (émotivité, agressivité, passivité…), le manager peut proposer une renégociation du cadre et/ou proposer au salarié d’autres temps, lieu et/ou interlocuteur pertinents par rapport au besoin du salarié.

EXPLORER LES REPRESENTATIONS DU STAGIAIRE

Le manager manifeste une attitude d’ouverture : posture, rythme de parole. Il adapte son vocabulaire au salarié. Les questions sont ouvertes et neutres.
Il encourage l’expression par des reformulations portant sur l’objectif de l’entretien, et prend des notes sur les points les plus importants en mettant une technique efficace de prise de notes pour réutiliser les informations. Il reflète les faits, opinions, émotions et sentiments exprimés par le salarié. Le manager
respecte les silences pleins. Il tente d’établir des liaisons entre l’objectif et le poste de travail du collaborateur.

Partie 2 : Les attitudes de Porter

Ce sont des attitudes psychologiques fondamentales dans la communication qui permettent de faire émerger un problème. Dans un entretien, une ou plusieurs attitudes peuvent être utilisées. Elle est particulièrement adaptée pour l’entretien de mobilisation, de délégation si le collaborateur émet des doutes, de recadrage, de gestion des conflits.

Les attitudes :

• Jugement
• Solution
• Soutien
• Interprétation
• Enquête
• Reformulation

Ces attitudes sont à utiliser avec précaution et seulement sur une partie d’un entretien. Une utilisation abusive ne permet pas de traiter un problème.

Partie 3 : Grille d'entretien (modèle SMARTE)

La grille d’entretien SMARTE peut être utilisée pour vérifier si le salarié possède les fondamentaux pour faire évoluer une situation problème. Elle peut être utilisée lors des entretiens de recadrage, de gestion des conflits, de délégation.

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