Management : La conduite de réunion

La réunion a pour but de permettre d'élaborer ensemble une solution à un problème posé. La réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des objectifs. Elle n'existe que pour atteindre un but ou poursuivre un ou des objectifs. Il est important, d'une part, que les participants sachent pourquoi ils sont là et pourquoi le groupe existe et, d'autre part, qu'ils sentent qu'ils peuvent contribuer à la mission ou à l'action du groupe. Il convient à un animateur de diriger la session et de l'organiser.

 

Plan du document

• I. Préparer une réunion
• II. Comment rédiger votre objectif
• III. La convocation
• IV. Construction d'un scénario d'animation
• V. Animer une réunion

 

 

Partie 1 : Préparer une réunion

 

 

 

 

L'animateur doit donc organiser la réunion en fonction du nombre de participants pour éviter la monotonie.
1. L’ordre du jour : Nous nous ne réunissons pas pour rien. Parfois, des groupes se réunissent pour ... se réunir (chaque premier lundi du mois, par exemple). Il faut chaque fois que le contenu en vaille la peine, sinon la réunion sera vécue comme une contrainte, sans la motivation des participants. L'organisateur doit donc préparer sérieusement toute réunion pour qu'elle soit efficace.

2. Soignez l'ordre du jour :
- Préparez le contenu: Un contenu mal préparé entraîne une réunion qui produit des résultats médiocres. Définissez avec précision la liste des questions à traiter, qui doivent être ordonnées par ordre d'importance.
- N'abordez pas trop de points : il ne faut pas vouloir aborder trop de questions au risque de les traiter superficiellement pour respecter le planning (timing) ou de devoir en reporter certaines. Trois ou quatre points sont largement suffisants.
 -Rédigez clairement le contenu: Sa rédaction doit être soignée et formulée pour être comprise et préparée par tous les participants.

Identifier et fixer les objectifs de la réunion : La réunion que vous allez animer doit avoir la décontraction d’une réunion improvisée, le dynamisme d’une réunion informelle, mais également la rigueur d’une rencontre soigneusement préparée. Organisée pour résoudre une problématique déterminée, elle ne souffre pas l’improvisation. A vous d’en garantir la réussite en balisant avec soin le cadre, l’objectif. « A quoi cette réunion doit-elle permettre d’aboutir ? » est la première question à laquelle vous devez répondre.
- Choisir la thématique. Elle peut être imposée par les circonstances mais peut aussi répondre à une problématique propre à votre équipe : faire le point sur telle nouvelle stratégie du service, préparer un nouveau projet…
- Déterminez un objectif qui doit permettre d’établir concrètement la suite de votre stratégie

 

 

 

 

Partie 2 : Comment rédiger votre objectif

- Il doit être clair et compréhensible au premier coup d’œil.
- Il doit être vendeur pour les participants et sous entendre l’action envisagée à l’issue de la réunion.
- Il doit être réaliste.

 

 

 

 

 

 

 

Partie 3 : La convocation

Elle doit être agréable à lire et attrayante. Le contenu doit être clair, sans équivoque. Elle doit contenir plusieurs points clés :
- Définir un objectif opérationnel.
- Rédigez l’ordre du jour.
- Donnez la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion.
- Indiquez le timing pour chaque point de l’ordre du jour, les participants

 

 

 

 

 

 

 

Partie 4 : Construction d'un scénario d'animation

Afin de préparer au mieux sa réunion, vous pouvez constuire un scénario d’animation qui permet de structurer son intervention. Quatre points clés sont à respecter :
- La durée de chaque point de l’ordre du jour : Préciser la durée de chaque point de l’ordre du jour en respectant la durée totale de la réunion. Il faut faire attention à ne pas vouloir trop en dire.
- Le déroulé : Dans cette sous partie, il faut lister toutes les étapes qui sont nécessaires pour répondre à l’objectif de chaque point. La liste doit être exhaustive.
- Outils / Matériels à prévoir : Il est nécessaire de lister le matériel afin de ne rien oublier et de seulement se concentrer sur son animation. Les outils et le matériel peuvent se répéter dans chaque point de l’ordre du jour.
- Animation : Cette sous-partie permet de réfléchir à son comportement pour anticiper les éventuels problèmes relationnels qui pourraient survenir lors de l’animation de la réunion.

 

 

 

 

 

Partie 5 : Animer une réunion

Sans mésestimer la portée du déroulement proprement dit et de la conclusion, le démarrage revêt une très grande importance. En effet, c’est dans les premières minutes de la réunion que va se créer l’ambiance de travail, les premiers liens entre les participants et pour certains, aussi surprenant que cela puisse paraître, la découverte réelle de l’objectif de la réunion. Lorsque le temps de s’asseoir autour de la table et de commencer « réellement » la réunion est venu, les premières paroles « officielles » de l’animateur sont déterminantes. L’animateur peut commencer par un mot drôle, une considération insolite, une histoire brève en rapport avec le thème de la réunion : l’objectif est de capter et de susciter l’attention des participants.