Management : Organiser le travail d'équipe

Le rôle du manager vise notamment à répartir la charge de travail entre ses collaborateurs. Cette organisation doit tenir compte des compétences de chacun pour obtenir l’adhésion, bénéficier des potentialités et atteindre les objectifs fixés. La bonne organisation du travail dans l’équipe clarifie le rôle de chacun et oriente l’activité du personnel. La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent d’optimiser l’efficacité des collaborateurs. Le recours à des outils de coordination facilite l’organisation des tâches et favorise la communication au sein de l’équipe.

 

Plan du document

• I. Généralités
• II. Planification des tâches
• III. Gestion des compétences
• IV. Source de pression et stratégie personnelle

 

 

Partie 1 : Généralités

Le rôle du manager vise notamment à répartir la charge de travail entre ses collaborateurs. Cette organisation doit tenir compte des compétences de chacun pour obtenir l’adhésion, bénéficier des potentialités et atteindre les objectifs fixés. La bonne organisation du travail dans l’équipe clarifie le rôle de chacun et oriente l’activité du personnel. La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent d’optimiser l’efficacité des collaborateurs. Le recours à des outils de coordination facilite l’organisation des tâches et favorise la communication au sein de l’équipe.

 

 

 

 

 

Partie 2 : La planification des tâches

La planification consiste à prévoir l’ordonnancement des différentes opérations constituant une mission à réaliser, et à mettre en place les outils de contrôle pour évaluer les résultats. La planification permet de :
- Fixer les objectifs pour identifier les axes de travail.
- Définir les tâches à réaliser.
- Coordonner les actions pour diminuer les risques d’échec et suivre les actions en cours.
- Maitriser les moyens humains, matériels, financiers.

 

 

 

 

 

Partie 3 : la gestion des compétences

 

 

 

 

Définition : La compétence est un socle de savoirs, savoir-faire, savoir être que l’individu est capable d’utiliser à bon escient dans une situation plus ou moins complexe. On distingue quatre types de compétences :
- Les compétences détenues : compétences détenues par une personne même si elle ne les utilise pas à son poste actuel.
- Les compétences nécessaires : compétences à posséder pour assumer correctement un poste de travail ou un emploi.
- Les compétences individuelles : Ce sont les compétences qui appartiennent à un individu et qu’il utilise en situation de travail.
- Les compétences collectives : Ce sont des compétences qui sont utilisées par un ensemble d’individus, une équipe lorsqu’il travaille ensemble sur une activité ou un projet.

La grille des compétences acquises (GCA) :
Elle permet de réaliser un diagnostic des compétences des collaborateurs au niveau de l’unité de travail mais permet surtout de les gérer dans l’organisation en situation de travail. Les compétences détenues par les collaborateurs sont notées de 0 (aucune compétence) à 1 (compétence confirmé)

 

 

 

Partie 4 : Source de pression et stratégie personnelle

1. Les sources de pression : Les imprévus, les importuns, les « détentes» professionnelles, les activités consommatrices de temps, l'utilisation extensive des NTIC, les surcharges inutiles, les engagements cachés sont à prendre en compte dans l’organisation du travail au quotidien. Pour être au plus juste de la réalité, multiplier par deux le temps nécessaire à la réalisation d’une activité permet de planifier son travail.

2. L’élaboration d’une stratégie personnelle de gestion du temps : Voici quelques conseils à respecter pour s’organiser et mettre en place sa stratégie peronnelle :

a. Savoir définir ses priorités : un des outils les plus utilisés est la matrice d’Eisenhower. La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Elle a été conçue par Dwight David Eisenhower. Cette matrice est un tableau à double entrée (télécharger le document pour consulter cette matrice)

b. Planifier ses tâches et ses activités :
- Regrouper les tâches par thèmes homogènes : traiter le plus de tâches possibles en mobilisant le moins de ressources nécessaires. Technique de cloisonnement.
- Se donner des objectifs hebdomadaires et mensuels : éviter de succomber aux sirènes du quotidien.
- S’astreindre à une planification quotidienne (« to do list »).
- Communiquer sa planification et contrôler sa réalisation (engagement moral).

c. Organiser la gestion des flux d’information :
- Définir des moments consacrés à la consultation des notes et rapports internes.
- Gérer l’utilisation d’internet et des e-mails : réponse systématique ou différée en fonction de la nature du message (urgent et important, urgent mais peu important…).
- Définir des moments privilégiés pour des entretiens informels avec son équipe (le matin devant la machine à café, pendant les repas …), officialiser les modalités d’obtention d’un entretien formel.
- Planifier les réunions, préciser leur périodicité et les préparer (ordre du jour)

d. Optimiser ses classements professionnels 
- Prévoir des modalités d’action en cas d’urgence
- Savoir gérer les interruptions
- Savoir dire non aux importuns