BTS AG - Communication Chapitre 3 - Rédiger et diffuser des documents écrits

 

Cours de Communication de BTS AG à télécharger gratuitement : Chapitre 3 - Rédiger et diffuser des documents écrits

 

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Plan du document :

 

 

I. Introduction

 

II. Le courrier

 

III. Le courrier électronique

 

IV. La télécopie

 

V. Le compte-rendu

 

VI. Les notes

 

VII. Le rapport

 

VIII. Caractéristique de la note de synthèse

 

Quizz

 

 

Introduction

 

 

L’assistant(e) de gestion est amené(e) régulièrement à rédiger et diffuser des documents écrits, tels que :

 

• Le courrier,

 

• Le courrier électronique,

 

• La télécopie,

 

• Le compte-rendu,

 

• Les notes de service et/ou d’information,

 

• Le rapport.

 

Leurs objectifs et leurs caractéristiques ne sont pas les mêmes s’il s’agit d’écrits internes ou externes.

 

Il existe plusieurs outils qui peuvent aider à la rédaction d’un document, notamment :

 

 

• Le QQOQCP : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi ; méthode descriptive et logique.

 

 

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Le courrier

 

 

Il existe une présentation normalisée de la lettre conformément à la norme AFNOR NFZ 11001.
Toutefois, l’entreprise utilise souvent sa propre présentation en lien avec sa charte graphique.

 

Avant de rédiger une lettre, l’étape de recherches d’idées est préférable grâce aux différentes méthodes citées ci-dessus.

 

Ensuite il faut la structurer en adoptant un plan cohérent :

 

• Introduction : resituer le contexte ;

 

• Développement : exposer le sujet en plusieurs paragraphes ;

 

• Conclusion : expliquer la suite à donner.

 

La lettre se termine toujours par une formule de politesse, qui aujourd’hui, tend vers la simplicité. Elle sera plus élaborée s’il s’agit d’un courrier externe et brève si courrier interne (comme Cordialement, sincèrement…).

 

 

Le courrier électronique

 

 

Il est appelé courriel ou mél. C’est un message écrit qui est transmis par l’intermédiaire d’un service de messagerie électronique. En entreprise, il remplace de plus en plus le courrier papier car c’est un moyen très rapide et presque sans coût.

 

 

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La télécopie

 

 

Ce document est encore utilisé dans la plupart des entreprises car il permet d’envoyer un message très rapidement. Il existe de nombreux modèles dans les logiciels de traitement de texte.

 

 

Le compte-rendu

 

 

Lors d’une réunion, d’un événement, d’une visite, d’un entretien par exemple, l’assistant(e) est amené(e) à rédiger un compte-rendu. Il est préférable qu’il/elle le rédige immédiatement de façon à retranscrire de manière exhaustive, fidèle et objective les propos échangés. Il/elle ne doit en aucun cas donner son avis dans le compte-rendu. De ce fait, il/elle emploie la forme passive.

 

Il existe le compte rendu analytique (les propos sont relatés dans l’ordre chronologique) et le compte rendu synthétique (le plan est souvent thématique et structuré à l’aide de sous-titres).

 

Aucun formalisme n’est exigé mais cependant doivent apparaître :

 

 

• L’entête simplifié,

 

• La date du compte-rendu,

 

• La liste des présents, absents, excusés

 

 

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Les notes

 

 

C’est un document interne destiné au personnel de l’entreprise. Le message doit être concis, clair et précis (il doit être compris par tous).

 

L’assistant(e) peut être amené(e) à rédiger deux types de notes :

 

• La note de service : donne un ordre, transmet des consignes (exemple une procédure à appliquer) et précise la date d’effet de mise en application de cette note. Attention : l’assistant(e) ne peut signer cette note puisqu’elle émane souvent du directeur de l’entreprise.

 

• La note d’information : l’objectif est d’informer les salariés. Elle peut concerner l’organisation,
  la structure, la vie de l’entreprise. Elle ne demande pas de consignes à appliquer.
  Il/elle doit rédiger autant de notes que de sujets à aborder. Il/elle doit être courtois(e) et employer un
  style impersonnel.  

 

 

Le rapport

 

 

Dans un rapport, l’assistant(e) :

 

• Fait le point sur un sujet déterminé et propose des solutions : on parle alors de rapport de synthèse ou note de synthèse

 

• Ou bien analyse une situation et propose des solutions : on parle alors de rapport d’analyse
  ou d’étude

Alors que dans le compte-rendu, il/elle relate objectivement et fidèlement des faits.

 

Il s’agit aussi d’un document interne à l’entreprise destiné au supérieur hiérarchique soit à sa demande soit à l’initiative de l’assistant(e) et transmis le plus souvent par courriel avec une pièce jointe.

 

 

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Caractéristique de la note de synthèse

 

 

La note de synthèse est une étude destinée à résumer un dossier ou une affaire plus complexe. Elle constitue une aide à la décision. Elle fait le point sur un sujet déterminé à partir de la consultation de sources diverses.

La circulation de la note de synthèse est toujours linéaire ou ascendante. 

 

 

Quizz

 

 

1. L’écrit sous forme électronique :

 

• Est admis en tant que preuve si le nom de la personne dont il émane est identifié
• N’est pas admis en tant que preuve
• Sert de preuve s’il est conservé et garantit l’intégrité
• Remplace le courrier papier

 

 

 

2. Transmettre un message par écrit est :

 

 

• Irréversible
• A un caractère provisoire
• Est réversible
• Ne peut pas être utilisé comme moyen de preuve

 

 

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